Compartilhar documentos fiscais é a principal função do Certificado Digital, para isso acontecer de forma segura e eficaz, é necessário utilizá-lo de forma correta.
Tipos de Certificado
Existem alguns modelos de Certificado Digital. O Certificado Digital A1, consiste em ser um arquivo instalado diretamente no computador e tem vencimento anual.
Já o Certificado Digital A3, tem forma física e fica arquivado em um Token, ou smartcard, podendo ser levado de um local para outro, seu vencimento normalmente é de três anos.
O Certificado Digital tem como principal atividade a função de assinar documentos e confirmar a sua autenticidade, assim como é feito de maneira impressa.
Segurança do Certificado
O primeiro passo é o manuseio do certificado. É de suma importância arquivar a senha de forma correta para não ocorrer bloqueios de acesso.
Caso o código seja inserido incorretamente, após inúmeras tentativas, ocorrerá o bloqueio definitivo, e nesse caso a empresa deve acionar a certificadora para obtenção de uma nova senha.
O certificado digital é utilizado em várias transações na empresa, como emissão de documentos fiscais, NF-e, CT-e e MDF-e. Muito usado também para envios de declarações de imposto de renda, assinaturas de documentos, consultas de arquivos XML, transações bancárias, entre outros.
Por este motivo, fica claro que a chave de acesso precisa estar segura para que atividades ilícitas como clonagem sejam interrompidas. Tome cuidado com os locais de armazenamento de documentos e informações, é de suma importância protegê-los com senha. O armazenamento em nuvem é uma alternativa para arquivar e proteger arquivos.
Cancelamento de Certificado
Para conseguir o cancelamento, é necessário revogar o certificado quando verificar a existência de erros no cadastro ou quando houver necessidade de alterar dados cadastrais, como por exemplo, razão social ou CNPJ.
A revogação acontece também em casos de roubo ou perda do certificado (token ou cartão) ou por bloqueio acidental.
Para a revogação ocorrer de maneira correta somente o titular pode solicitá-la, e por ser um processo mais burocrático só é possível revogar se o pagamento do certificado estiver totalmente pago no período vigente.
Renovar seu Certificado Digital
Ao adquirir seu Certificado Digital poderá optar por validades de um ano até cinco anos, de acordo com sua preferência.
É necessário iniciar o processo de renovação antes do vencimento do Certificado, a recomendação é em média 30 dias de antecedência, para que a funcionalidade do certificado não seja interrompida. Assim feito, o novo prazo de validade começa na data de renovação.
