pesar de ser uma obrigação fiscal, a emissão de notas fiscais ainda gera muitas dúvidas e, quando feita de forma incorreta, pode comprometer a operação da empresa. Erros como o preenchimento de dados incorretos ou a falta de retenção de tributos exigidos por lei são mais comuns do que se imagina.
Por isso, contar com um bom sistema ERP é uma das maneiras mais eficientes de simplificar esse processo. Com ele, é possível automatizar tarefas, reduzir falhas e garantir que todas as informações estejam sempre em conformidade com a legislação.
Quer facilitar a emissão de notas fiscais no seu negócio? Neste artigo, você vai entender os principais pontos sobre o tema e descobrir como tornar essa atividade mais simples e segura no dia a dia da sua empresa.
O que é e pra que serve a Nota fiscal?
A nota fiscal é um documento que comprova legalmente a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
Ela registra informações importantes como valor, impostos, data, cliente, fornecedor e descrição da mercadoria ou serviço.
Por isso, emitir essa nota fiscal é fundamental para manter a empresa em dia com o Fisco, uma vez que ela permite o recolhimento correto dos tributos e ajuda a evitar problemas com a fiscalização.
Além disso, dá toda segurança jurídica tanto para quem vende quanto para quem compra, servindo como comprovante da operação realizada.
Hoje, a maioria das notas é emitida eletronicamente, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), usada para produtos, e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), usada por prestadores de serviços.
Ambas essas versões digitais trazem mais agilidade, economia e controle para o dia a dia das empresas.
Quais os tipos de notas fiscais?
Cada um dos diferentes tipos de nota fiscal serve para registrar uma operação específica. Por isso, conhecer essas variações é fundamental para emitir o documento correto e evitar problemas com a Sefaz.
Confira os principais tipos:
- NF-e (Nota Fiscal eletrônica): usada para registrar a venda de produtos. É obrigatória para empresas que comercializam mercadorias, seja no varejo ou no atacado.
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica): utilizada por prestadores de serviços, como profissionais liberais, agências e empresas de tecnologia. É emitida através do sistema da prefeitura do município onde o serviço foi prestado.
- NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica): é a nota usada no varejo para vendas diretas ao consumidor, geralmente substituindo o antigo cupom fiscal. Pode ser emitida por sistemas integrados ao PDV (ponto de venda).
- CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico): voltado para transportadoras, esse documento é obrigatório para registrar o transporte de cargas por meio de terceiros.
- MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais): também utilizado por transportadoras, ele agrupa os CTe e NFes de uma mesma viagem, facilitando a fiscalização nas estradas.
Assim, cada nota fiscal possui regras específicas. Para isso, um bom sistema ERP ajuda a identificar automaticamente qual tipo deve ser usado em cada operação.
O MEI emite Nota fiscal?
Sim, o MEI (Microempreendedor Individual) pode e, em alguns casos, deve emitir nota fiscal.
Isso acontece porque quando um serviço ou produto é vendido para uma pessoa jurídica (outra empresa), a emissão da nota fiscal é obrigatória, mesmo que o cliente não solicite. Já nas vendas para pessoa física, o MEI só precisa emitir a nota se o consumidor pedir.
A boa notícia é que o MEI tem isenção do uso de certificado digital na maioria das prefeituras para emitir a nota de serviço (NFS-e).
Entretanto, ainda assim, é importante consultar as regras do seu município. Pois, para produtos, o processo pode exigir um sistema emissor da Sefaz e, em alguns casos, o certificado digital.
Qual é a importância da emissão de notas fiscais?
A emissão de notas fiscais vai muito além de uma exigência pelos orgãos fiscais. Ela fortalece o crescimento, a organização e a segurança de qualquer empresa:
Cumprimento das obrigações fiscais:
Emitir nota fiscal é obrigatório para a maioria das operações comerciais. Esse processo é o que garante que todos os impostos sejam recolhidos de forma correta e transparente, protegendo a empresa contra autuações, multas e sanções aplicadas peos órgãos fiscais.
Comprovação legal da transação:
A nota fiscal é o que comprova que a venda de produto ou a prestação de um serviço realmente aconteceu.
Afinal, ela resguarda os direitos da empresa e do cliente, podendo ser usada como documento de defesa em auditorias fiscais ou em processos judiciais.
Facilidade para trocas e garantias:
Quando há a necessidade de troca de mercadoria, solicitação de garantia ou qualquer contestação sobre o serviço prestado, a nota fiscal é o principal documento exigido.
Assim, ter a emissão em dia evita transtornos e reforça a segurança do consumidor.
Organização financeira e contábil:
As notas fiscais também geram registros que alimentam os controles internos da empresa, facilitando a gestão de receitas e despesas.
Elas simplificam o trabalho da contabilidade, principalmente na apuração de impostos, na geração de relatórios financeiros e no envio de obrigações acessórias.
Credibilidade e profissionalismo:
Empresas que emitem notas fiscais mostram ao mercado que atuam de forma séria, legalizada e transparente.
Isso gera mais confiança no relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros de negócios, fortalecendo a imagem da marca.
É necessário armazenar nota fiscal eletrônica?
Sim, é obrigatório armazenar a nota fiscal eletrônica (NF-e) por no mínimo 5 anos, tanto para quem emite quanto para quem recebe.
E atenção: o que vale legalmente é o arquivo XML, não o PDF. Perder esse documento pode gerar multas e problemas em fiscalizações da Sefaz.
Para quem busca evitar complicações, a melhor solução é usar um sistema como o ERPsoft, que assegura a seguraça em todo o processo de emissão, transmissão e armazenamento da Nota Fiscal eletrônica, dentro das normas legais.
Como facilitar a emissão de notas fiscais?
Emitir nota fiscal não precisa ser um processo tão complicado. Embora o processo envolva atenção a detalhes como impostos, CFOPs, cadastros e regras da Sefaz, é totalmente possível tornar essa atividade mais simples, especialmente com o apoio de um sistema de gestão eficiente.
Com o ERP Soft, por exemplo, você consegue emitir notas fiscais de forma rápida, segura e sem complicações.
Isso porque nosso sistema foi pensado para facilitar a rotina de quem empreende, oferecendo uma interface intuitiva que permite gerar o documento em poucos cliques.
Assim, mesmo que você não tenha experiência com termos fiscais, consegue preencher as informações com facilidade, graças ao preenchimento automático de dados dos produtos, clientes e serviços já cadastrados.
Outro ponto importante é que o ERP Soft acompanha as atualizações da legislação, garantindo que todas as notas estejam de acordo com as exigências da Sefaz e das prefeituras.
E, como tudo funciona de forma integrada, você ainda pode controlar o estoque, acompanhar o financeiro e gerar relatórios. Tudo no mesmo ambiente.
Além disso, o sistema conta com um suporte dedicado, sempre pronto para tirar dúvidas e ajudar quando necessário.
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