Donos de pequenos negócios geralmente começam a organizar suas empresas com planilhas, cadernos e várias pilhas de papel. Mas, ao longo do tempo, chega um momento em que esses métodos tradicionais não dão mais conta da operação e é aí que hora de dar o próximo passo: implementar um sistema de gestão.
Essa é uma das decisões mais estratégicas que você pode tomar para profissionalizar sua empresa, ganhar tempo e reduzir erros. Mas como saber o momento certo de fazer essa mudança?
Neste artigo, listamos 5 sinais claros de que está na hora de tirar seu sistema de gestão do papel e automatizar de vez os processos da sua empresa.
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão é uma ferramenta digital desenvolvida para integrar e automatizar os processos operacionais e administrativos de uma empresa.
Com ele, é possível centralizar informações de diversas áreas, como vendas, financeiro, estoque, compras e emissão de documentos fiscais, tudo em uma única plataforma.
Isso facilita o controle, melhora a organização e oferece uma visão mais precisa do desempenho do negócio.
Dessa forma, ao adotar um sistema de gestão, as empresas reduzem o uso de processos manuais, minimizam erros e ganham eficiência.
Além disso, contam com recursos que ajudam a cumprir as obrigações fiscais e dão suporte à tomada de decisão estratégica, mesmo que a sua empresa seja um pequeno negócio local.
Tipos de sistema de gestão
No mercado existem diferentes tipos de sistema de gestão, cada um voltado para atender necessidades específicas das empresas.
Por isso, conhecer as opções disponíveis é bastante estratégico para escolher uma solução mais adequada para o seu negócio.
A seguir, confira os principais tipos:
Sistema de gestão empresarial (ERP)
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema completo que integra todas as áreas da empresa em uma única plataforma, permitindo gerenciar processos como:
- vendas e faturamento;
- controle financeiro e contábil;
- gestão e controle de estoque;
- compras e fornecedores;
- emissão de documentos, como notas fiscais.
É um tipo de sistema ideal para empresas que buscam uma visão integrada e desejam automatizar o maior número possível de processos.
Sistema de gestão financeira
Focado exclusivamente no controle financeiro, esse tipo de sistema ajuda a organizar atividades como contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, planejamento orçamentário e mais.
É uma opção interessante para empresas que já possuem controles em outras áreas, mas precisam aprimorar a gestão das finanças.
Sistema de gestão de transporte (TMS)
O TMS (Transportation Management System) auxilia o gerenciamento de operações logísticas e transporte de cargas, permitindo otimizar rotinas como planejamento e monitoramento de rotas,controle de fretes e custos logísticos, emissão de documentos como o CTe e MDFe, acompanhamento de performance da frota e dos motoristas.
Por isso, é bastante utilizado por transportadoras e empresas que atuam no setor logístico.
Sistema de gestão comercial
Com foco na área de vendas, um sistema de gestão comercial auxilia no controle de:
- pedidos e orçamentos;
- cadastro de clientes;
- histórico de compras;
- metas e comissões de vendas.
Sistema de gestão de estoque
Especializado no controle de mercadorias para desempenhar rotinas como acompanhamento de entradas e saídas de produtos, gerenciamento de níveis de estoque mínimo e máximo, realização de inventários e mais.
Para escolher as melhores ferramentas para a sua empresa, é preciso entender a realidade da sua operação. Por exemplo, um bom sistema para comércios locais são os ERPs, pois permitem gerenciar várias áreas e funções em um único lugar.
Abaixo, confira 5 motivos que vão te ajudar e entender a importância dos sistemas de gestão.
5 motivos para adotar um sistema de gestão
1. Você perde muito tempo com tarefas manuais
Se boa parte do seu dia é consumida lançando dados em planilhas ou conferindo informações no papel, é sinal de alerta.
Um sistema de gestão te ajudará a automatizar processos como emissão de notas fiscais, controle de estoque, fluxo de caixa e geração de relatórios.
Isso libera seu tempo para focar no que realmente importa: fazer o negócio crescer e conquistar mais clientes.
2. Os erros estão se tornando frequentes
Quanto mais você depende de anotações manuais e planilhas, maior o risco de erros, como números duplicados, informações desatualizadas ou documentos extraviados.
Dessa forma, um sistema de gestão centraliza todas as informações em um só lugar e garante mais precisão, reduzindo o risco de problemas que podem gerar prejuízo ou até multas fiscais.
3. Você não consegue visualizar a situação real da empresa
Tomar decisões baseadas em achismos é um grande risco para qualquer negócio. Se você não consegue identificar facilmente quala frente de caixa, qual o seu faturamento ou como está o seu estoque, é hora de mudar!
Com um sistema de gestão, você consegue visualizar dashboards e relatórios atualizados em tempo real, o que ajuda na tomada de decisão e no planejamento para o futuro.
4. O volume de vendas e clientes está aumentando
Se sua empresa está crescendo, ótimo! Isso significa que você terá mais dados para gerenciar, mais documentos para emitir e, consequentemente, mais processos para controlar.
Sem um sistema de gestão, esse crescimento pode virar um problema maior, devido ao alto volume de processos manuais. Um sistema de gestão permite que você escale suas operações com muito mais segurança e organização.
5. Seu negócio precisa se adequar a exigências fiscais e contábeis
A legislação fiscal brasileira é bastante complexa e muda com frequência. Se você ainda emite notas fiscais manualmente ou não tem um controle automatizado de impostos, pode estar correndo riscos.
Um bom sistema de gestão também mantém você atualizado com as obrigações fiscais e facilita a integração com seu contador, evitando multas e retrabalho.
Ou seja, aderir um sistema de gestão não é um custo, mas um investimento que traz mais controle, agilidade e segurança para sua empresa.
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O ERPsoft é um sistema de gestão completo, pensado para atender as necessidades de pequenas e médias empresas que buscam mais controle, eficiência e segurança na operação do dia a dia.
Com uma plataforma simples e intuitiva, o ERPsoft ajuda você a automatizar processos e a gerenciar melhor áreas como:
- vendas e faturamento;
- controle financeiro (contas a pagar e a receber, fluxo de caixa);
- gestão de estoque;
- emissão de documentos fiscais (NFe, CTe, MDFe);
- relatórios gerenciais para apoiar a tomada de decisão.
Tudo isso com o melhor custo-benefício do mercado e suporte especializado para garantir que você aproveite ao máximo a resposta da ferramenta.
Se você está percebendo que chegou a hora de sair do papel e adotar um sistema de gestão, o ERPsoft é uma excelente escolha para ajudar sua empresa a crescer com mais organização e profissionalismo.
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