A Nota Fiscal de Entrada (NF-e de entrada) é um documento fiscal indispensável para empresas que buscam aumentar o controle de mercadorias e otimizar a tributação e gestão contábil das empresas.
Afinal, o seu uso é obrigatório em diversas situações, por exemplo quando ocorre a entrada de produtos no estoque da empresa sem uma nota fiscal emitida pelo fornecedor.
Você sabe se a sua empresa precisa emiti-la? Continue a leitura para entender mais.
O que é e pra que serve a Nota fiscal de entrada?
A Nota Fiscal de entrada é um documento eletrônico que registra a entrada de mercadorias em um estabelecimento.
Ela pode ser usada para fins de controle fiscal, contábil e tributário, garantindo que a empresa fique regular perante a Receita Federal e os órgãos estaduais.
Esse documento ainda tem papel fundamental na apuração dos tributos incidentes sobre a operação, como ICMS e IPI, além de assegurar que a empresa cumpra suas obrigações fiscais corretamente.
Nota fiscal de entrada x Nota fiscal de saída: qual a diferença?
A principal diferença entre a Nota de ntrada e a Nota de saída está na finalidade de cada uma delas:
- Nota fiscal de entrada: registra a entrada de mercadorias ou produtos no estoque da empresa. Ela é utilizada, por exemplo, para documentar devoluções de clientes, importações ou compras sem nota fiscal do fornecedor.
- Nota fiscal de saída: registra a saída de mercadorias ou a prestação de serviços pela empresa. Essa nota é emitida quando a empresa vende produtos, transfere mercadorias para outra unidade ou presta um serviço sujeito à tributação.
Ou seja, enquanto a Nota de entrada serve para regularizar e documentar bens que ingressam no negócio, a Nota de saída é fundamental para registrar transações comerciais e garantir que os impostos devidos sejam corretamente recolhidos.
Quais os principais tipos de Nota Fiscal?
Existem diversos tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil, cada uma com uma finalidade específica. Entre as principais, estão:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): usada para documentar transações comerciais de produtos entre empresas ou para consumidores finais.
- Nota Fiscal de Entrada: registra a entrada de mercadorias no estabelecimento, seja por devolução, importação ou aquisição sem nota fiscal.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): emitida para prestação de serviços, sujeita ao ISS (Imposto Sobre Serviços).
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): substitui o cupom fiscal e é usada no varejo para documentar vendas ao consumidor final.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): documento fiscal usado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas.
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): agrupa várias CT-es em um único documento, sendo exigido em determinadas operações de transporte.
O que é preciso para emitir uma Nota Fiscal de Entrada?
Para emitir uma Nota de Entrada, é necessário atender a alguns requisitos básicos:
- Ter um CNPJ ativo: apenas empresas devidamente registradas podem emitir notas fiscais.
- Estar credenciado na SEFAZ do estado: o emissor precisa estar autorizado pela Secretaria da Fazenda para emitir NF-e.
- Possuir um Certificado Digital: essa assinatura digital é necessária para garantir a autenticidade da nota.
- Usar um sistema emissor de NF-e: a empresa deve utilizar um software autorizado, como o ERPSoft, para a emissão correta do documento.
- Ter Inscrição Estadual (IE), se aplicável: Empresas sujeitas ao ICMS precisam estar registradas na SEFAZ com uma IE ativa.
- Definir corretamente os tributos e CFOP: O Código Fiscal de Operação (CFOP) e os impostos aplicáveis devem ser configurados conforme a legislação vigente.
Quando é preciso emitir Notas fiscais de entrada?
A emissão da NF-e de entrada é necessária em diversas situações. Algumas delas são:
1. Compra de mercadorias sem Nota Fiscal
Se a empresa adquire produtos de fornecedores que não emitiram nota fiscal, é preciso emitir uma Nota Fiscal de Entrada para regularizar a entrada dessa mercadoria no estoque.
2. Devolução de mercadoria
Quando um cliente devolve um produto para a empresa e ele precisa retornar ao estoque, é preciso emitir uma NF-e de entrada para formalizar essa movimentação.
3. Importação de produtos
Nos casos de importação, a empresa deve emitir uma Nota Fiscal de Entrada para documentar a chegada da mercadoria ao país e recolher os tributos devidos.
4. Retorno de mercadoria enviada para industrialização
Se uma empresa envia produtos para um terceiro realizar algum processo de industrialização e posteriormente recebe essa mercadoria de volta, é necessário emitir uma NF-e de entrada para registrar esse retorno.
5. Doação ou transferência de mercadorias entre filiais
Quando há movimentação de mercadorias entre filiais de uma mesma empresa, também pode ser preciso emitir uma Nota Fiscal de Entrada para documentar a chegada dos produtos ao novo estabelecimento.
Como emitir uma Nota Fiscal de entrada?
Cada estado e município pode ter exigências específicas para a emissão da Nota Fiscal de Entrada. No entanto, de maneira geral, o processo envolve:
- Registro do CNPJ junto à Prefeitura ou Secretaria da Fazenda Estadual;
- Aquisição de um Certificado Digital para autenticação das notas fiscais;
- Escolha de um software autorizado para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Se você precisa emitir esse documento, uma forma super simples de fazer isso é utilizando o ERPSoft através do módulo de gestão de suprimentos.
Além da emissão desse tipo de nota, você consegue fazer a gestão de estoque; importação de XML; ordem de compra e muito mais!
Com isso, a emissão dessa nota torna-se mais rápida, segura e integrada.
É preciso armazenar a Nota Fiscal de Entrada?
Sim, é obrigatório armazenar a Nota Fiscal de Entrada, pois ela serve como comprovação legal e fiscal das operações realizadas pela empresa.
Dessa forma, as empresas devem manter os arquivos XML das NF-es e seus respectivos DANFEs (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) arquivados por pelo menos cinco anos, prazo estabelecido pela Receita Federal para possíveis fiscalizações.
Esse armazenamento pode ser feito de forma digital, utilizando sistemas de gestão que garantem segurança e fácil acesso aos documentos.
No caso de auditorias ou fiscalizações, a empresa deve apresentar os arquivos sempre que solicitado pelos órgãos competentes.
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas!
