Executar uma boa gestão de compras é uma estratégia indispensável para negócios locais que precisam manter as finanças em dia.
Isso impacta não só não só na organização, como como no crescimento da empresa.
Mas, nesse desafio de manter essa boa gestão, muitas empresas acabam aderindo a processos manuais, que impactam em perca de tempo e mais atrasos. Se você percebe que também precisa melhorar esse processo na sua empresa, continue na leitura desse conteúdo.
Qual o conceito de gestão de compras?
O conceito de gestão de compras envolve todas as etapas de planejamento, controle, execução e aquisição de produtos, matérias-primas, serviços ou insumos necessários para o funcionamento de uma empresa.
Dessa forma, faz parte desse processo várias etapas como o levantamento de necessidades, a busca por fornecedores, negociação de preços e prazos, controle de estoque, acompanhamento de entregas e mais.
Em pequenas empresas, é comum que esses processos aconteçam de forma manual, o que acaba tomando bastante tempo dos colaboradores, que deixam que executar funções estratégicas para focar no operacional.
A importância da gestão de compras para uma empresa
Quando executada da forma correta, a gestão de compras pode ser estratégica para o crescimento das empresas por diversos motivos:
Evitar paradas por falta de insumos
A gestão de compras garante que itens essenciais para a sua operação sempre disponíveis. Sem eles, sua empresa pode ficar parada, gerando prejuízos. Com organização e planejamento, é possível evitar esse tipo de problema e manter a frota sempre rodando.
Controlar melhor os custos fixos e variáveis
Quando o seu setor de compras escolhe bem os fornecedores, você, empresário, consegue negociar melhores preços e prazos de pagamento.
Melhorar o fluxo de caixa
Saber o que será comprado e quando será feito o pagamento permite fazer uma gestão financeira mais previsível. Essa estratégia evita surpresas no orçamento, melhora o controle do caixa e dá ainda mais segurança para tomar decisões estratégicas para o negócio.
Evitar desperdício ou acúmulo desnecessário
Comprar demais e deixar peças ou produtos parados no estoque é desperdício de dinheiro. Por isso, uma gestão eficiente também permite identificar com mais precisão a necessidade de reposição de estoque e evitar acúmulos desnecessários, liberando capital para outras prioridades.
Aumentar a eficiência operacional
Quando os processos de compras são bem estruturados, ajudam a evitar erros e retrabalhos, além de economizar tempo para que você foque no que realmente importa na sua empreesa.
Existe relação entre a gestão de compras e estoque?
Na prática, existe uma relação direta e estratégica entre a gestão de compras e estoque, especialmente em pequenos negócios.
Uma depende da outra para garantir que a operação funcione de forma eficiente, sem desperdícios, atrasos ou prejuízos.
Afinal, a gestão de estoque mostra o que está acabando, o que tem saída rápida e o que está parado, entre outros detalhes.
Com esses dados em mãos, a gestão de compras pode agir de forma mais assertiva, garantindo que os itens certos sejam adquiridos no tempo certo.
Além disso, tudo que é comprado entra no estoque. Então se a compra foi mal planejada, pode gerar acúmulo de itens sem giro, ocupando espaço e imobilizando dinheiro. Por outro lado, se a compra foi certeira, mantém o estoque equilibrado, com tudo que o negócio precisa.
Ou seja, se a boa gestão de compras evita compras erradas, a gestão de estoque evita perdas por vencimento, deterioração ou extravio. Trabalhando juntas, elas ajudam você, dono do negócio a economizar e manter tudo sob controle.
Como realizar uma boa gestão de compras?
A gestão de compras realizada pelo setor de compras é um dos pontos mais importantes, mas infelizmente muitas vezes esquecida em pequenos negócios.
E por menor que seja o empreendimento, comprar bem faz toda a diferença no controle dos custos, na organização do estoque e até na saúde financeira da empresa.
Mas afinal, como fazer uma boa gestão de compras sem complicação? A seguir, reunimos os principais passos para você estruturar esse processo de forma simples!
1. Planeje suas compras com base na demanda
Antes de comprar qualquer coisa, analise o histórico do que mais vende ou consome no seu negócio. Isso ajuda a evitar compras por impulso, excesso de estoque e até produtos encalhados.
2. Organize seu estoque
Um estoque bem controlado evita desperdício e dá clareza sobre o que realmente precisa ser comprado. Mesmo em negócios pequenos, visualizar as entradas e saídas faz toda a diferença.
3. Negocie com fornecedores
Não compre apenas com base no menor preço. Avalie prazos, formas de pagamento, qualidade do produto e confiabilidade do fornecedor. Com frequência, você pode conseguir descontos melhores comprando com regularidade.
4. Crie um processo claro para as compras
Mesmo que você seja o único responsável, é importante ter um processo definido: quando comprar, onde comprar e quais os limites de valor. Isso evita desorganização e compras emergenciais (que geralmente custam mais caro e possuem péssimo custo benefício).
5. Acompanhe seus indicadores
Anote quanto está comprando, quais produtos giram mais rápido e quais ficam encalhados. Esses dados ajudam a ajustar os pedidos e a melhorar o planejamento.
6. Automatize o que for possível
Uma boa maneira de otimizar esse processo de gestão de compras na sua empresa é com um bom sistema ERP, como o ERPsoft.
Com ele, é possível otimizar várias tarefas entre diferentes áreas, como compras, estoque e fincanceiro. E você, empreendedor, passa a ter acesso a diversos relatórios gerenciais sobre os produtos mais comprados, os que mais giram, fornecedores mais utilizados e evolução dos gastos com compra e muito mais.
Otimize agora mesmo a gestão de compras da sua empresa. Entre em contato conosco e saiba mais!
